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Studie: Firmen verschwenden Zeit mit manueller Fahrtenbuchführung

Elektronische Fahrtenbuchlösungen machen das Smartphone zum mobilen Erfassungsgerät

Fahrtenbücher handschriftlich zu führen ist lästig und unwirtschaftlich. Das zeigt eine aktuelle Umfrage unter Fahrern von Nutzfahrzeugen und Dienstwagen, wie sie auch bei Serviceflotten im Elektrohandwerk eingesetzt werden. Dabei wird deutlich: Elektronische Lösungen sind gefragt.

Dreißig bis sechzig Minuten pro Woche, also mindestens zwei Stunden pro Monat – so viel Zeit braucht mehr als die Hälfte (54 %) der Fahrer von Firmenfahrzeugen zum Erfassen ihrer gefahrenen Kilometer. Auf den ersten Blick wirken diese Zahlen der Studie „Erfassung von geschäftlich gefahrenen Kilometern“ von Tomtom Business Solutions wenig spektakulär. Doch Axel Backof, Sales Director D/A/CH beim Anbieter der Flottenmanagement-Lösung Tomtom Webfleet, sieht darin eine alarmierende Botschaft für Firmen aller Größenordnungen mit eigener Fahrzeugflotte. „Für ein kleines Unternehmen mit vier bis fünf Fahrern bedeutet das einen kompletten Manntag pro Monat, der ausschließlich für das Führen von Fahrtenbüchern aufgewendet wird.“

Fahrtenerfassung: aufwendig und fehleranfällig
Bedenkt man, dass 28 % aller Befragten mehr als vier Stunden pro Monat und 7 % der deutschen Fahrer sogar mehr als 12 Stunden pro Monat benötigen, wird die auch im Elektrohandwerk verursachte Belastung mittelständischer Firmen deutlich. Hochgerechnet auf das von A. Backof skizzierte Szenario ergibt sich so ein Aufwand von bis zu sechs Manntagen pro Monat. Kein Wunder also, dass weit mehr als zwei Drittel der Fahrer (71 %) das Führen und Einreichen eines Fahrtenbuchs für eine umständliche und zeitaufwendige Arbeit halten. Dennoch – oder gerade deshalb – erfassen fast ebenso viele Befragte ihre Fahrten täglich oder bei jeder einzelnen Fahrt. Bei den Nutzfahrzeugfahrern sind es gar 80 %. Die Nutzer von Dienstwagen hingegen zeichnen nur zu 60 % täglich oder bei jeder Fahrt auf. Mehr als ein Drittel erfasst die gefahrenen Kilometer nur einmal wöchentlich. Damit nimmt die auch im Elektrohandwerk wachsende Gruppe der Dienstwagennutzer ein erhebliches Fehlerrisiko in Kauf.

Handschriftliche Erfassung dominiert
Das ist kein Wunder, denn fast die Hälfte aller Fahrer und sogar 57 % der Fahrer von Nutzfahrzeugen führen den Fahrtennachweis nach wie vor handschriftlich auf Papier. Rund ein Fünftel aller Fahrer erfassen auf einem Laptop und 17 % per Tablet-PC oder Mobiltelefon ohne spezifische Anwendung. Smartphone Apps ohne GPS Tracking nutzen knapp ein Zehntel der Befragten. Diese Ergebnisse überraschen umso mehr, als über die Hälfte der Befragten ihr Fahrtenbuch in einem gesonderten Format oder Computersystem bei ihrem Arbeitgeber einreichen müssen. Ein weiteres Indiz für dringend nötige Optimierungen im Umgang mit Fahrtenbüchern ist die Unzuverlässigkeit der manuellen Fahrtendokumentation. So gibt mehr als ein Drittel der Befragten (36 %) zu, Erstattungsansprüche schon einmal zu hoch angesetzt zu haben.

Dienstwagen und die 1-%-Regelung: steuerliche Fallstricke
Wichtig für Firmen, die ihren Mitarbeitern Dienstwagen zur privaten Nutzung zur Verfügung stellen: Eine aktuelle Änderung der langjährigen Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) verleiht den vorgestellten Ergebnissen besondere Brisanz. Mehrere im Juli veröffentlichte Urteile [1] legen fest, dass ein Dienstfahrzeug grundsätzlich immer gemäß der 1-%-Regelung zu versteuern ist, wenn die Möglichkeit zur privaten Nutzung besteht – unabhängig davon, ob diese Möglichkeit tatsächlich genutzt wird. Ein Verzicht auf die Versteuerung nach der 1-%-Regelung ist nur noch dann möglich, wenn die private Nutzung nachweislich verboten ist oder der Fahrer durch ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch belegt, dass die Nutzung ausschließlich beruflich erfolgt. Nach der 1-%-Regelung wird jeden Monat 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als steuerpflichtige Einnahme des Dienstwagennutzers versteuert. Jeder Dienstwagenfahrer, der diesem steuerlichen Nachteil entgehen möchte – immerhin erhöhen sich seine Einnahmen auf das Jahr gerechnet um 12 % des Fahrzeugpreises –, muss alle Fahrten lückenlos in einem Fahrtenbuch aufzeichnen. In diesem Zusammenhang empfiehlt A. Backof: „Angesichts des hohen Aufwands für das manuelle Führen eines Fahrtenbuchs sollten Firmen ihren Fahrern von Nutzfahrzeugen und Dienstwagen unbedingt ein elektronisches Fahrtenbuch zur Verfügung stellen. Damit senken sie den Aufwand für das Führen des Fahrtenbuchs, sichern die Lückenlosigkeit der Aufzeichnungen und steigern die Produktivität ihrer Mitarbeiter.“

Literatur
[1] BFH-Pressemitteilung Nr. 38 vom 10. Juli 2013 zu Urteil vom 21.03.13 VI R 31/10, Urteil vom 21.03.13 VI R 46/11, Urteil vom 21.03.13 VI R 42/12 , Urteil vom 18.04.13 VI R 23/12.

www.business.tomtom.com

Autor
Uwe Küll ist freier Journalist in München.