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Existenzgründung – der Überblick über die Finanzen zählt

Mit der Sepa-Umstellung änderte sich das deutsche Zahlungsverfahren auf ein neues in der Eurozone einheitliches Zahlungsverfahren

Mit der Terminverwaltung behält man jederzeit den Überblick über die anstehenden Aufgaben

Werden Mitarbeiter eingestellt, lassen sich die Arbeitszeiten komfortabel mit der Software verwalteten

Deutschland ist ein Land der Gründer und des Mittelstands. Die gesetzlichen und steuerlichen Anforderungen machen das Leben eines Jungunternehmers jedoch nicht immer leicht. Auf hilfreiche Unterstützung in der Finanzplanung und Buchhaltung mit intelligenten Softwarelösungen sollte daher niemand verzichten.

Laut KFW-Gründungsmonitor überleben bei den Start-ups 32 % die ersten drei Jahre nicht. Bei den Gründungen mit mehr als einer Person wurden zwei Hauptgründe ermittelt: Schwierigkeiten im Team und fehlende betriebswirtschaftliche Kenntnisse. Bei allein arbeitenden Selbstständigen führen somit die fehlenden kaufmännischen Kenntnisse zu existenziellen Problemen. Zu den Grundelementen wirtschaftlichen Handelns gehört unter anderem: Businessplan aufstellen, laufende und unregelmäßige Kosten ermitteln, Finanzierung und Liquidität sicherstellen sowie rechtliche und steuerliche Belange klären. Das sind Aufgaben und Anforderungen, die häufig mit den kreativen Geschäftsideen der Gründer nicht viel zu tun haben; die fachliche Expertise liegt auf einem anderen Gebiet. Diese betriebswirtschaftlichen Grundkenntnisse sichern jedoch das Überleben in der Selbstständigkeit.

Professionelle Unterstützung
Für die einzelnen Gebiete der betriebswirtschaftlichen Anforderungen gibt es vielfältige Informationen und Unterstützung, auf die Gründer und Selbstständige zurückgreifen sollten, um sich wichtige Kenntnisse in der wirtschaftlichen Führung anzueignen und kontinuierlich auszubauen. Gerade durch das Internet ist Hilfe nur einen Klick entfernt. Die zahlreichen Gründer- und Selbstständigen-Portale bieten neben aktuellen Informationen auch umfassende Serviceteile zu den einzelnen Schwerpunkten. Auch Lexware hat ein Portal für Existenzgründung aufgebaut. „Vor allem die übersichtlichen Checklisten zu Themen, wie Bankgespräch, ABC-Kundenliste, Preisgestaltung, Angebote vergleichen oder Reisekosten werden häufig heruntergeladen und sind beliebte Leitfäden“, bestätigt Norbert Pfaff, Gesamtprojektverantwortlicher bei Lexware. Für das laufende Geschäft zählt aber eine Tatsache besonders: Als Verantwortlicher muss man seine Finanzen jederzeit im Blick haben, um bei Fehlentwicklungen rechtzeitig gegensteuern zu können. Hier leistet leistungsstarke Software, die einen Überblick über die aktuellen Einnahmen und Ausgaben bereitstellt, wertvolle Hilfe. Für diesen Zweck eignen sich verständlich aufgebaute und einfach zu nutzende Softwarelösungen, wie Büro Easy 2014 von Lexware. Der Sinn dieser selbsterklärenden Anwendung ist nicht, sich selbst zum Buchhalter weiterzubilden – für Fachthemen sollten Fachleute zurate gezogen werden. Doch allein durch die strukturierte Erfassung von Fixkosten, Belegen und Lieferantenrechnungen sowie die Erstellung der Rechnungen aus dem System, kann die Software jederzeit eine Datenauswertung zur Finanzplanung und Kontrolle machen, automatisch über das Elster-Portal eine amtlich anerkannte Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellen und zum Jahresende via Datev-Schnittstelle die Daten an den Steuerberater senden. Ohne buchhalterische Vorkenntnisse vorauszusetzen, wird jeder Anwender systematisch an den Aufbau herangeführt und lernt damit, auch seine finanzrelevante Ablage sinnvoll zu strukturieren. „Die Lösung Büro Easy 2014 ist der digitale Buchhalter für alle Nicht-Buchhalter. Sie führt den Nutzer durch die verschiedenen Arbeitsschritte und enthält viele Zusatzinformationen und Standardvorlagen“, erläutert N. Pfaff weiter. Überdies kann die Software sowohl die Einnahmen-/Überschussrechnung als auch die Bilanzierung vollziehen. Denn solange der Gewinn 50.000 € oder Umsatz 500.000 € aus einer Selbstständigkeit nicht überschreitet, genügt die „vereinfachte Buchführung“, die sogenannte Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Freiberufler und Selbstständige im Sinne des Einkommensteuergesetzes §18 dürfen die EÜR-Privilegien sogar unabhängig von Gewinn- und Umsatzgrenzen in Anspruch nehmen. Ab dieser Gewinn- und Umsatzgrenze wird für die meisten Selbstständigen eine kaufmännische Buchführung mit Betriebsvermögensvergleich (Bestandsvergleich), Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und einer Bilanz fällig.

Immer auf dem neuesten steuerrechtlichen Stand
Was viele Klein- und Jungunternehmen bei dem Thema Steuern abschreckt, sind ständige Neuregelungen und modifizierte Gesetze. Die Angst, etwas falsch zu machen und rechtliche Konsequenzen zu tragen, führt dazu, dass die das Thema verdrängen – auf Kosten notwendiger Transparenz und nützlichen Wissens. So änderte sich zum Beispiel in 2014 das allgemeingültige deutsche Zahlungsverfahren mit der Sepa-Umstellung auf ein neues in der Eurozone einheitliches Zahlungsverfahren für Überweisungen und Lastschriften: Alle Kontonummern werden auf das 22-stellige IBAN-Format umgestellt. Betroffen sind sowohl Privat- als auch Geschäftskonten. Da es für Geschäftskunden keine Option auf Verlängerung gibt, sollte die Software die Umstellung auf die neuen IBAN-Nummern automatisch vollziehen. Das Umstellen und den Online- Abgleich der neuen Lastschriftverfahren unterstützt Büro Easy 2014 automatisch. Zudem sind Unternehmen ab dem Geschäftsjahr 2013 verpflichtet, ihre Jahresabschlüsse als sogenannte E-Bilanz elektronisch an die Finanzbehörden zu übermitteln. Betroffen sind laut der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft BDO AG rund 1,37 Mio. bilanzierende Firmen in Deutschland – unabhängig von ihrer Rechtsform. Dabei handelt es sich vor allem um Einzelunternehmen, Kapitaloder Personengesellschaft – aber auch viele Selbstständige, Gewerbetreiben- de und gemeinnützige Organisationen, sofern sie eine Bilanz aufstellen. Die zu übermittelnden Datensätze folgen dabei genauen amtlichen Vorschriften und werden im XBRL-Format (Extensible Business Reporting Language) versendet. Diese Übertragung und die Daten-Zusammenstellung für GuV und Bilanzierung übernimmt entsprechend ausgestattete Buchhaltungssoftware. Sogar aktuelle Veränderungen, wie die steuerlichen Änderungen für Übernachtungen und der Ermittlung der Pauschalen für Inland- und Auslandsgeschäftsreisen ab 2014, sind im System hinterlegt. „Hier hat Lexware den einzigartigen Vorteil gegenüber dem Wettbewerb, dass das Know-how der rund 1.000 Steuer- und Wirtschaftsrechtsexperten der Haufe Gruppe in die Entwicklung und ständige Aktualisierung unserer Buchhaltungslösungen einfließt“, verdeutlicht N. Pfaff die Besonderheiten von Büro Easy. Mit den automatischen Updates ist die Software zeitnah immer auf dem aktuellen Stand der Gesetze.

Finanzierung und Investitionen fundiert angehen
Häufig entsteht ein Finanzierungsbedarf erst nach einiger Zeit der Selbstständigkeit, entweder um eine umsatzschwache Phase zu überbrücken oder um Investitionen für das Wachstum einsetzen zu können. Mit der Kenntnis aller relevanten Geschäftszahlen aus der laufenden Buchhaltung lässt sich so eine Finanzierung gut gerüstet angehen. Laut KFW-Gründungsmonitor setzten 2012 zwei Drittel der Gründer Eigenoder Fremdmittel zur Finanzierung ein. An erster Stelle steht dabei das Bankdarlehen mit 48 %, gefolgt vom Förderkredit mit gut 14 %, dem Zuschuss von Friends & Family mit gut 12 % und Beteiligungskapital mit knapp 12 %. Viele Fakten und Erfordernisse im täglichen Leben eines Freiberuflers, Selbstständigen und Gründers sprechen für eine aktuelle Buchführung, die jederzeit einen Überblick über die Geschäftssituation verschafft. Und mit einer leistungsstarken Softwarelösung ist sie schnell, einfach und intelligent zu bewältigen. Scheitern aufgrund chaotischer Buchhaltung und unvollständiger Finanzplanung war gestern.

www.lexware.de

Büro Easy: Versionen im Überblick
Die aktuelle Version von Büro Easy ist in den Versionen Standard, Plus und Start erhältlich. Bereits die preislich interessante neue Start-Version hat Vieles an Bord, was ein Kleinunternehmer für eine zeitgemäße, einfache und sichere Buchhaltung braucht: Fakturierung, Belegerfassung, Berichtswesen und Online Banking. Die nächstgrößere Version Standard beherrscht darüber hinaus die doppelte Buchhaltung, Warenwirtschaft, Kassenbuch sowie die Kommunikation über Serienbriefe oder Newsletter. Neuigkeiten gibt es auch beim großen Bruder Büro Easy Plus 2014 mit weiteren nützlichen Funktionen für kleine Unternehmen. So bietet die Mitarbeiterverwaltung jetzt eine Zeiterfassung sowie einen Brutto-Nettorechner und Minijob-Beitragsrechner. Und die Reisekostenfunktion rechnet bis zu drei Reisende inklusive Fahrtenbuch ab. Wertvolle Hilfe leistet die Software auch für Anwender, die Geschäftsbeziehungen mit anderen europäischen Ländern betreiben. So checkt etwa die Identifikationsnummer-Prüfung die ID-Nr. der EU-Kunden, überträgt die Umsätze in die zusammenfassende Meldung und sendet diese auf Wunsch per Elster an das Finanzamt. Zudem vereinfacht das Programm die Vorsteuerbuchung, in dem es diese Steuer bei EU-Einkäufen automatisch verbucht. Ferner helfen eine Projektverwaltung sowie eine Termin- und Aufgabenorganisation bei der Optimierung der Büroabläufe.

Autor:
Daniel Engelbach ist als Produktmanager Büro Easy für die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG in Freiburg tätig.

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