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Bürosoftware mit Zeiterfassungsfunktion sorgt für hohe Wirtschaftlichkeit

Wolfgang Kabat, Geschäftsführer der Elektrotechnische Automatisierungs- und Verteilungsbau GmbH: „Wer den Überblick behält, stärkt die Wirtschaftlichkeit seines Unternehmens und stellt es sicher sowie solide für die Zukunft auf“

Im Report Explorer werden die Zeiten für ein Projekt übersichtlich aufgelistet. Im Soll-Ist-Vergleich wird dann deutlich, ob das Projekt im Rahmen geblieben ist und wirtschaftlich abgeschlossen wurde

Projektorientiertes Arbeiten – darauf legt die Elektrotechnische Automatisierungs- und Verteilungsbau GmbH großen Wert. Da muss auch die Bürosoftware mithalten und die Möglichkeit bieten, alle Informationen einem Auftrag oder einem Projekt zuordnen zu können. „Außerdem müssen unsere Aufträge auf Wirtschaftlichkeit geprüft werden, dafür brauche ich eine auftragsbezogene Nachkalkulation“, betont Geschäftsführer Wolfgang Kabat. Daher ersetzte er seine alte Software durch Top Kontor Handwerk und ergänzte diese mit der Software Top Kontor Zeiterfassung.

Als Wolfgang Kabat die Elektrotechnische Automatisierungs- und Verteilungsbau (EAV) GmbH am 5. November 1991 gründet, ist er als Elektromeister noch ganz allein unterwegs. Heute gibt der Fachbetrieb für Schaltanlagen-, Steuerungs- und Verteilungsbau sowie die Automatisierungstechnik 25 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen einen Arbeitsplatz in der Region. Ihre Auftraggeber findet das Unternehmen überwiegend in der Industrie, aber auch im Privatbau. Als sich das Unternehmen mit Einführung der Zeiterfassungssoftware für die Erfassung der Arbeits- und Projektzeiten entscheidet, macht sich Unbehagen in der Belegschaft breit. Es ist die Rede von Kontrolle und Misstrauen. „Hier geht es um die Wirtschaftlichkeit unseres Unternehmens und somit auch um den Erhalt von Arbeitsplätzen“, erklärt Geschäftsführer Wolfgang Kabat. „Ich habe die ältere Generation in unserem Unternehmen dafür sensibilisiert und die hat es gegenüber den jüngeren Kollegen gut argumentiert.“ Von der Belegschaft werden seitdem an zwei Terminals die Zeiten für jeden Prozess, der für den Schaltschrankbau notwendig ist, „gestempelt“. Dafür hat jedes Teammitglied einen Chip, der nicht größer ist als eine 2-€-Münze und bequem in der Hosentasche oder am Schlüsselbund verstaut werden kann. Am Terminal können dann die jeweiligen Projekte ausgewählt und ihnen Zeiten zugeteilt werden. Diese Informationen fließen dann automatisch in die Handwerkersoftware, mit der W. Kabat dann beispielsweise die Rechnungen und auch Angebote erstellt. Zusätzlich dienen die Informationen eben auch der Nachkalkulation. Gerade die Nachkalkulation ist hilfreich für zukünftige Angebote und um zu verhindern, dass Projekte aus dem Ruder laufen. Sie gibt Antworten auf die Fragen, ob der Arbeitsstundeneinsatz vernünftig kalkuliert war oder ob die Materialien entsprechend eingesetzt wurden. Mit den drei Komponenten „Mitarbeiter“, „Auftrag/Projekt“ und „Tätigkeit“ ist das Projektmanagement auch bei der EAV GmbH kein Hexenwerk. Der Soll-Ist-Vergleich im projektbezogenen Nachkalkulationskonto macht dann deutlich, wie ein Projekt verlaufen ist. Bequem können die Ist-Daten in der Schnellerfassung oder direkt in dem Nachkalkulationskonto erfasst werden. Aktuelle Einkaufspreise branchenspezifischer Materialien, die in der Bürosoftware Top Kontor Handwerk hinterlegt und über Schnittstellen immer auf dem aktuellsten Stand sind, kombiniert mit der Menge des eingesetzten Materials und der kalkulierten Arbeitszeit liefern einen noch ausführlicheren Soll-Zustand. Wird hier nach dem Abschluss eines Projekts nachkalkuliert, also der Ist-Zustand plus die Extrakosten erhoben, kann schnell eine Differenz deutlich werden. „Wer den Überblick behält, stärkt die Wirtschaftlichkeit seines Unternehmens und stellt es sicher sowie solide für die Zukunft auf“, erklärt W. Kabat.

Digitale Arbeitszeiterfassung verhindert Zettelwirtschaft
Gleichzeitig erfassen die Mitarbeiter auch die eigenen Arbeitszeiten. Damit gehörten die Stundenzettel bei der EAV GmbH schnell der Vergangenheit an. „Da verliert man doch bei 25 Kollegen schnell den Überblick und wenn beispielsweise Übertragungsfehler entstehen oder Korrekturen auf den Zetteln vorgenommen werden, ist das Chaos vorprogrammiert“, sagt W. Kabat, der die elektronische Erfassung als wahre Arbeitserleichterung betrachtet. In Urlaubs- und Zeitkonten verwaltet das Unternehmen die individuellen Urlaubstage und Überstunden der Mitarbeiter. Ähnlich eines Bankkontos werden geleistete Stunden gutgeschrieben und Fehlzeiten abgezogen. In einem Monatsabschluss werden alle Informationen zusammengestellt und ein „Kontoauszug“ liefert eine übersichtliche Darstellung. Auch bei individuell vereinbarten Arbeitszeiten behält W. Kabat den Überblick. Im Programm lassen sich Zeitmodelle anlegen, die beim Monatsabschluss alles automatisch berücksichtigen. Und damit der Geschäftsführer im Büro genau weiß, welche Aufträge und Projekte an welchem Tag von wem betreut werden, gibt es einen Personaleinsatzplan.

Praktische Schnittstellen als Tür nach draußen
Neben der Schnittstelle, die Top Kontor Handwerk und Top Kontor Zeiterfassung verbindet, hat die Handwerkersoftware Top Kontor Handwerk auch noch andere praktische Schnittstellen, die bei EAV GmbH zum Einsatz kommen. Mit der GAEB-Schnittstelle kann W. Kabat GAEB-Ausschreibungen zeitnah sowie einfach importieren und verpasst somit nichts. Gleichzeitig kann er bei dieser GAEB-Datei seine Kalkulation hinterlegen, um sie dann an den Auftraggeber zurückzusenden. Das ist eine enorme Zeitersparnis, die am Ende natürlich auch die Einsparung von Kosten bedeutet. Zeit spart in seinen Augen außerdem die einfache und intuitive Bedienbarkeit beider Softwareprodukte. „Die selbsterklärende Eingabemaske, die stark den Anwenderprogrammen von Microsoft ähnelt, finde ich klasse. Ich brauchte nicht lange, um mich in das Programm einzuarbeiten“, erklärt er. Arbeitet W. Kabat direkt in einem Dokument, sieht er auch umgehend, welche Auswirkungen Änderungen haben, die er vornimmt – „eben genauso, wie in einem Textverarbeitungsprogramm“, betont er zufrieden. Möglich macht es die in der Handwerkersoftwarebranche beinahe einzigartige „wysiwyg“-Funktion (what you see is what you get) in der Dokumentenbearbeitung. Hiermit wird in allen Dokumenten, ob als Angebot, Auftrag oder Rechnung erstellt, der Inhalt sofort sichtbar. Außerdem hat die EAV GmbH die Möglichkeit genutzt, in allen Unternehmensdokumenten auch das Unternehmenslogo und einen Briefkopf mit allen wichtigen Unternehmensdaten einzubinden. Das macht den Unternehmensauftritt nach außen hin wiedererkennbar und wirkt professionell.

Literatur
[1] Elektrotechnische Automatisierungs- und Verteilungsbau GmbH, Bitterfeld: www.eavgmbh.de

www.bluesolution.de

Autor:
Meike Pruhs ist freiberuflich als PR-Referentin für die Blue Solution Software GmbH in Rheine tätig.