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Reibungsloser Betriebsablauf dank kaufmännischer Software

2012 bezog die Pittroff Elektrotechnik GmbH den neuen Firmensitz in München-Allach

2012 bezog die Pittroff Elektrotechnik GmbH den neuen Firmensitz in München-Allach

Geschäftsführerin Karin Pittroff: „Eine kaufmännische Software sollte man ab dem Tag der Unternehmensgründung einsetzen“

Geschäftsführerin Karin Pittroff: „Eine kaufmännische Software sollte man ab dem Tag der Unternehmensgründung einsetzen“

Mosaik ist eine kaufmännische Software für Handwerk und Mittelstand. Das praxiserprobte Baukastensystem bietet viele Module und Schnittstellen, die nach betrieblichen Anforderungen zielgenau eingesetzt werden können. Die Münchner Pittroff Elektrotechnik GmbH steuert seit fast 20 Jahren ihre gesamte Büroorganisation über die Branchenlösung und rechnet pro Jahr über 3 000 Serviceeinsätze erfolgreich mit der Software ab.

Eine Unternehmensgründung in einer Garage, wie es jahrzehntelang viele Unternehmer mit Erfolg tun konnten, ist heute kaum mehr denkbar. Von Anfang an braucht man Maschinen, Software und Material, deren Anschaffung nicht ohne ein profundes Startkapital möglich ist. Und auch die bestehenden handwerklichen Einzel- und Kleinunternehmen haben es von Jahr zu Jahr schwerer. Die Ursachen liegen auf der Hand: Es gibt für alle Unternehmen dieselben Anforderungen, was Fortbildung, Mitarbeiterführung, Einhaltung von Produktions- und Installationsstandards sowie Rechtsfragen betrifft. Ein sehr kleines Unternehmen kann schon aus zeitlichen Gründen nicht alle Themen gleichmäßig gut behandeln.
Konkurrenzfähige Preise sind ein weiteres Thema. Und wer dann noch die Rechnungen am Sonntag ohne PC schreibt, der muss sich betriebswirtschaftlich gesehen dringend auf die Schulbank setzen. „Eine Software lohnt sich auch als Ein-Mann-Unternehmen und ist unabdingbar ab dem Tag der Unternehmensgründung“, sagt Harald Pittroff und fügt hinzu: „Alles andere wäre eine Milchmädchenrechnung. Wer diese Grundregeln beherrscht, der kann sicher auch heute noch eine Nische finden, die ihn zum Spezialisten macht.“

Mit Branchensoftware erfolgreich
Karin und Harald Pittroff bauten die Pittroff Elektrotechnik GmbH mit wahrem Gründergeist auf. Die Selbstständigkeit begann 1992 mit der Anschaffung der nötigsten Werkzeuge und Maschinen sowie einem Büro im Wohnzimmer. Und weil ihr Anspruch von Anfang an war, zufriedene Kunden durch hohe Qualität zu gewinnen, wuchs das Unternehmen schnell.
„Schneller als erwartet“, räumt H. Pittroff ein, denn die Firma konnte durchschnittlich pro Jahr einen Mitarbeiter einstellen, musste inzwischen viermal umziehen und beschäftigt aktuell 27 Mitarbeiter. Am heutigen Standort in München-Allach wurde 2012 ein 400 m2 großes Gebäude zum modernen Firmensitz umgebaut. Hier befinden sich neben der Geschäftsleitung und der kaufmännischen Verwaltung auch das technische Büro, das Lager, ein Schulungs- und Besprechungsraum sowie Sozialräume.
Das schnelle Wachstum hatte zur Folge, dass sich das junge Unternehmen von Anfang an sehr gut organisieren musste. „Wir stellten schnell fest, dass wir mit MS-Excel an unsere Grenzen stießen“, berichtet K. Pittroff. 1996, also bereits vier Jahre nach Gründung, entschied man sich für den Einsatz einer Handwerkersoftware.
„Wir haben uns damals auf der internationalen Handwerksmesse in München umgeschaut“, sagt H. Pittroff. „Die Lösung des Software-Hauses Moser aus Würselen bei Aachen überzeugte uns am meisten.“
Eingesetzt wurde zunächst die MS-DOS-Version der kaufmännisch ausgerichteten Softwarelösung für den Mittelstand und das Handwerk HWS 386, die seitens Moser 1998 auf die windowsbasierte Version mit Namen Mosaik umgestellt wurde. „Auch wenn das damals für uns ein sehr großer Schritt war, wir haben das nie bereut“, erinnert sich H. Pittroff. „Wir verwendeten die Software damals nur zur Adressdatenverwaltung und zum Schreiben von Angeboten und Rechnungen.“

Kontrollmechanismen sind wichtig
Heute wird mit der Branchensoftware nicht nur das Tagesgeschäft, sondern auch die gesamte Büroorganisation gesteuert. Dies reicht vom Angebot, der Auftragsbearbeitung, Projektabwicklung und Rechnungslegung bis zur Nachkalkulation, dem Mahnwesen, der Wochenstundenabrechnung der Mitarbeiter, der Terminplanung bis zum Bestellwesen. Über die Datev-Schnittstelle werden die Daten zur Weiterverarbeitung an die Programme der externen Finanzbuchhaltung und der Lohnabrechnung übergeben.
Bei Pittroff Elektrotechnik wird die Arbeitszeit aller Kolleginnen und Kollegen in Mosaik erfasst und den einzelnen Projekten oder Arbeitsaufgaben über Kostenstellen genau zugeordnet. Basis ist der Wochenstundenbericht, den jeder Mitarbeiter selbst ausfüllt. Die zum Beispiel in Lager-, Fahrt-, reine Arbeitszeit und Krankheit aufgeschlüsselte Arbeitszeit ist Voraussetzung für eine korrekte Auswertung. Damit keine Fehler passieren, gibt eine Mitarbeiterin die Stundenzettel in das EDV-System ein. Auch der Materialverbrauch wird auf ähnliche Weise erfasst und mit den Angeboten, Lieferscheinen und Materialbestellungen verglichen. Dazu muss die Mitarbeiterin alle Projekte gut kennen und Fragen nachgehen, was wann geliefert wurde, wann und wie es dem Projekt verrechnet wurde, ob sich noch bestelltes Material im Lager oder im Fahrzeug befindet und wann es zurückgeschickt wurde.
„Dieser Gegencheck ist für uns ein wichtiger Kontrollmechanismus, mit dem wir Unstimmigkeiten aufdecken können. Schließlich werden die Daten bei uns direkt aus dem System in die Lohn- und Finanzbuchhaltung gespeist“, betont K. Pittroff. Sie ist stolz, dass dabei die Mitarbeiterzufriedenheit sehr groß ist: „Dafür sind wir als Geschäftsführer zuständig und führen den Betrieb mit viel Feingefühl.“

Wünsche problemlos umgesetzt
Die Firma Moser bietet für Serviceeinsätze, wie sie bei der Firma Pittroff vorkommen, eine mobile Auftragsabwicklung an. Damit kann der Techniker direkt beim Kunden eingeben, welches und wie viel Material er verbraucht hat, wie viele Stunden er gearbeitet hat, und kann eine Rechnung erstellen, die dem Kunden sofort per E-Mail gesendet wird. „Diese Möglichkeiten nutzen wir derzeit noch nicht,“ erklärt K. Pittroff und ergänzt: „Aber wir denken ernsthaft darüber nach, das Tool in der Zukunft einzusetzen.“
In der Sanierung, Renovierung und Modernisierung von Gebäuden hat das Unternehmen seine Stärken. 50 % des Auftragsvolumens kommen aus dem Privatbereich, die andere
Hälfte beauftragen Hausverwaltungen und gewerbliche Kunden. Die meisten Aufträge sind daher sehr individuell. Auch sei es nicht selten, sagt K. Pittroff, dass manches anders komme als geplant. Dadurch entsteht ein erhöhter Verwaltungsaufwand, denn zahlenmäßig gibt es einen großen Kundenstamm. „Hier hilft uns die Branchensoftware von Moser ganz besonders“, sagt H. Pittroff und betont: „Wir sind sehr zufrieden mit Mosaik und konnten damit unsere Produktivität im gesamten Betrieb um einige Prozente steigern.“
Dass sich die Unternehmer von Anfang an bei Moser Software gut aufgehoben fühlten, hat viele Gründe. Zum einen, gab es immer einen guten direkten Kontakt zwischen dem Betreuer Marc Ludwig-Kastner von der Niederlassung ­Moser Bayern in Rosenheim und ihnen, betonen beide. Und zum anderen war es die Offenheit für neue Vorschläge und deren problemlose Umsetzung. Mit persönlichem Engagement wurde stets auf Sonderwünsche eingegangen, nach Lösungen gesucht und diese auch gefunden.
„Was möglich war, wurde sofort umgesetzt. Grundlegende Systemeingriffe gingen manchmal nicht so schnell, wurden aber meist mit einem der folgenden Updates übernommen.“
Neben der Datev-Schnittstelle ist die Anbindung an die Onlineshops der wichtigsten Elektrogroßhändler ein weiterer Pluspunkt der Software. Der Vorteil: Bei der Angebotserstellung können die gewünschten Artikel über die Warenkorbfunktion ausgewählt und direkt in das Angebot eingefügt werden. Die Preise sind dann aktuell und auch eventuell vorhandene Produktbeschreibungen können als Originaltext verwendet werden. Die Gaeb-Schnittstelle ist eine weitere Option, die von Pittroff genutzt wird. „Gaeb XML ist eine strukturierte und standardisierte Schnittstelle, mit der Angebote und Leistungsverzeichnisse im Baugewerbe sehr einfach erstellt werden können“, erläutert der Leiter Vertrieb, Maximilian Moser. Auch ein CRM-Modul ist im Einsatz, das von Moser als Zusatzmodul angeboten wird.

Dokumentenmanagement unabdingbar
Einzig das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Fremdsoftware, da die Firma Moser zurzeit noch kein eigenes System anbietet. „Allerdings war es bei der Offenheit und der Flexibilität der Software-Architektur von Mosaik kein Problem, die direkte Ansprache von Fremdsystemen über eine Schnittstelle zu unterstützen und den komfortablen Datenaustausch zu ermöglichen“, sagt M. Moser. „Wir haben die Schnittstelle zwischen dem DMS und Mosaik entwickelt und bei der Firma Pittroff installiert.“ Über einen Button auf der Moser-Oberfläche und im Moser-Design wird das Dokumentenmanagementsystem aufgerufen. Es läuft im Hintergrund und kann in gewohnter Moser-Umgebung bedient werden. „Unsere Mitarbeiter brauchten sich damit nicht in die Handhabung der anderen Software hineinzudenken“, stellen die beiden Geschäftsführer K. und H. Pittroff zufrieden fest.
Mit dem DMS verfügt die Firma Pittroff über ein papierloses Büro. Jedes Dokument wird eingescannt oder gleich automatisch generiert und unter bestimmten Stichworten, ­Kundendaten und Projektnummern abgelegt. Die ­Dokumente werden dabei keinen Ordnern zugeordnet, ­sondern nach dem Eingangsdatum fortlaufend archiviert. Über Suchfunktionen können jedem Projekt, jedem Kunden oder jedem Zeitraum sämtliche Unterlagen zugeordnet werden. Somit kann man sich schnell und effektiv einen Überblick verschaffen.
Auswirkungen hat das auch auf die Archivierung der Dokumente. Da es bisher vom Gesetzgeber keine endgültige Rechtssicherheit für das papierlose Büro gibt, müssen die Unterlagen nachweislich abgelegt werden. Früher wurde das in Ordnern gemacht, dank DMS wird auch dies chronologisch nach Datum sortiert. „So sparen wir uns viele Ordnerschränke. Wir haben nun sieben Regale in einem Schrank untergebracht, nur mit Aufrechtschachteln“, freut sich H. Pittroff über die Einsparung.

www.moser.de

Autorin:
Ulrike Hensel ist im Rahmen des PR-Büro Hensel für die Moser GmbH & Co.KG in Würselen tätig.