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Optimierte Betriebsabläufe für Elektro- und Haustechnikbetriebe

Powerbird-Anwendern steht der speziell aufbereitete Leistungskatalog Elektro (MLV III) zur Verfügung

Powerbird-Anwendern steht der speziell aufbereitete Leistungskatalog Elektro (MLV III) zur Verfügung

Die Software ermöglicht eine einfache und rechtskonforme Archivierung sämtlicher Unterlagen in digitaler Form

Die Software ermöglicht eine einfache und rechtskonforme Archivierung sämtlicher Unterlagen in digitaler Form

Wer heute die Prozesse des Betriebsalltags nicht konsequent optimiert und vorhandene Ressourcen ­besser nutzt, hat es im immer härter werdenden Wettbewerb nicht einfach. Dabei gehören zu einer effizienten ­Betriebsführung vor allem eine exakte Kostenkalkulation, ein möglichst günstiger Materialeinkauf und die optimale Ausnutzung von Mitarbeitern und Fahrzeugen. Ohne die Unterstützung einer geeigneten Software sind dabei die Beherrschung komplexer betrieblicher Prozesse und deren Optimierung heutzutage gar nicht mehr denkbar. Die Branchensoftware Powerbird hat sich speziell auf die hohen Anforderungen der Elektro- und Haustechnikbranche ausgerichtet und ermöglicht dem Nutzer, Einspar- und Gewinnpotenzial zu erkennen und optimal auszuschöpfen.

Die heutigen Anforderungen an Handwerksbetriebe sind hoch: Kunden erwarten tadellose handwerkliche Arbeit, schnellen Service, Kompetenz bei der Beratung, Zuverlässigkeit und Flexibilität. Und das alles muss zu einem wettbewerbsfähigen Preis angeboten werden, damit es mit dem Auftrag auch klappt. Zusätzlich nimmt der Wunsch nach Komplettangeboten stetig zu, die Nachfrage nach „Leistungen aus einer Hand“ steigt von Jahr zu Jahr.
Viele Handwerksbetriebe haben erkannt, dass sie diese hohen Qualitätsansprüche nicht ohne professionelle Unterstützung durch eine geeignete Software erfüllen können. Der Trend geht dabei weg von sogenannten Insellösungen, hin zur Abwicklung der gesamten kaufmännischen ­Prozesse mit nur einer Software.
Elektro- und Haustechnikbetriebe profitieren bereits seit über 30 Jahren von den ausgereiften Funktionen und der intuitiven Bedienung der Branchenlösung Powerbird. Die Software ist als modulare Komplettlösung konzipiert und lässt sich dadurch auf die jeweiligen Bedürfnisse und unterschiedlichen Herangehensweisen der einzelnen Handwerksbetriebe zuschneiden.
Von Angebot bis Rechnung, von Kalkulation, GAEB und Material­einkauf bis hin zu Projektverwaltung, digitalem revi­sionssicheren Archiv und Einsatzplanung ist Powerbird das optimale Werkzeug zur erfolgreichen Unternehmensführung. Neben der Finanz- und Lohnbuchhaltung sind auch mobile Lösungen und verschiedene Bestellsysteme der Elektrogroßhandlungen angebunden.
Angefangen bei der komfortablen Artikel­suche, der Bereitstellung eines umfangreichen Leistungskatalogs Elektro (MLV III) bis hin zur Möglichkeit, die Angebote mit Bildern, Produkt­details und Bedienungsanleitungen zusätzlich transparent und professionell aufzuwerten (Technik DVD), macht die Lösung die Angebotserstellung und Kalkulation ­einfach.

Alle Leistungen integriert
Ein wichtiger Bestandteil einer guten Kalku­lation ist die richtige Einschätzung der erfor­derlichen Leistungen. In vielen ­Betrieben ­werden dabei auch heute noch die ­Leistungen für die wichtigsten Arbeiten selbst angelegt. Das dauert Zeit und bedarf einer konsequenten Überprüfung und Pflege. Power­bird-Anwendern steht hierfür der ­speziell aufbereitete Leistungskatalog Elektro (MLV III) zur Verfügung. Mit über 90 000 vordefinierten Leistungen deckt der Leistungskatalog ein großes Spektrum der wichtigsten Arbeiten im Elektrohandwerk ab. Dabei ist der Leistungskatalog an die Artikelnummern von allen gängigen Großhandelsverbänden angepasst. ­Jede einzelne dieser Leistungen besteht aus einem Kurz- und einem ausführlichen Langtext, der präzise und verständlich die Leistung beschreibt, einer Materialstückliste, in der alle für die Leistung benötigten Materialien hinterlegt sind und Angaben zur Bauzeit.
Durch die direkte Verzweigung zum Artikelstamm hat der Anwender sofort die aktuellen Material-EK und VK pro Leistung hinterlegt. Gleichzeitig wird mit realistischen Standardbauzeiten, Einkaufskonditionen, Verrechnungssätzen und mit bis zu 15 verschiedenen Lohngruppen kalkuliert, für eine nachvollziehbare Voraussicht auf die anfallenden Zeit- und Lohnkosten. Dabei sollte beachtet werden, dass es sich bei den vorgeschlagenen Bauzeiten immer um Musterangaben handelt, die betriebsindividuell überprüft und eventuell angepasst werden sollten.

Elektronische Bestellabwicklung
Über UGL-, IDS- und OCI-Schnittstellen haben Elektrobetriebe die Möglichkeit, sich tagesaktuell Artikelpreise und Verfügbarkeiten des Großhändlers anzeigen zu lassen und daraus resultierende Bestellungen einfach und effizient elektronisch abzuwickeln. Online versandte Auftragsbestätigungen des Händlers werden automatisch mit der ­zugehörigen Bestellung abgeglichen. Zusätzlich lassen sich über die OCI- und IDS-Anbindung Warenkörbe aus dem Online-Shop des Händlers direkt einem Angebot oder einer Bestellung zuordnen. Per Webservices können Preis- und Lageranfragen an den Großhändler gesandt werden, ohne dass der Online-Shop des Händlers aufgesucht werden muss. Auf Knopfdruck lassen sich dann aus der Software heraus direkt Aufträge, Bestellungen oder Rechnungen erstellen.
Elektronische Lieferscheine des Händlers können importiert und automatisch mit der jeweiligen Bestellung verlinkt werden. Gleichermaßen erfolgt auch die Erfassung und Verlinkung der online abgerufenen Rechnungen bei Powerbird automatisch. Abweichungen beim Preis, der Verfügbarkeit oder bei zusätzlich verarbeitendem ­Material werden dabei kenntlich gemacht und zusätzlich in die Projektkosten eingerechnet.

Keine Scheu vor GAEB-Ausschreibungen
Viele Handwerksbetriebe scheuen sich vor GAEB-Ausschreibungen, sind die Leistungsverzeichnisse mit teilweise hunderten Positionen doch oft sehr umfangreich und aufwendig zu bearbeiten. Und am Ende soll auch noch die Kalkulation stimmen.
Powerbird unterstützt mit der GAEB-Schnittstelle bei der Erstellung und Bearbeitung von Ausschreibungen. Durch die eingebaute Lernfunktion innerhalb dieser GAEB-Verarbeitung, erstellen sich sowohl Ausschreibungen als auch Angebote aus GAEB-Ausschreibungen fast wie von selbst.
Basierend auf eine einmal bearbeitete GAEB-Position, greift Powerbird bei allen folgenden Angeboten auf die bereits bekannte Position zurück und preist diese automatisch und vollständig aus. Auch die dazugehörigen Stücklisten und Bauzeiten für die Detailkalkulation werden direkt mit ausgespielt.

Digitale Archivierung
Tatsache ist, dass uns heutzutage die meisten Dokumente und Informationen im Geschäftsalltag per E-Mail zugehen, häufig mit umfangreichen Anhängen. Auch wenn diese Unter­lagen bereits in digitaler Form vorliegen, werden sie in vielen Betrieben für die weitere Bearbeitung und ­spätere Aufbewahrung erst einmal vollständig ausgedruckt und ­anschließend im Papierarchiv gelagert.
Zusammen mit den Schriftstücken, Bildern oder Bauzeichnungen, die zusätzlich noch per Post zugesandt oder von Außendienstmitarbeitern von der Baustelle oder dem ­Kunden mitgebracht werden, nimmt das Papierchaos ­seinen Lauf.
Powerbird ermöglicht eine einfache und rechtskonforme Archivierung sämtlicher Unterlagen in digitaler Form. Viele Dokumente werden dabei bereits aus der Kalkulation oder Fakturierung heraus, direkt kunden- bzw. projektbezogen in der Dokumentenablage gespeichert und elektronisch archiviert. Ob die Übernahme von Mails aus Outlook oder das Erfassen eingescannter Schriftstücke, Stundenzettel oder Bilder – alles kann per Drag-and-drop leicht zugeordnet und archiviert werden.

Mobile Lösungen
Eine zukunftssichere Branchensoftware muss ständig mit der Zeit gehen, neue Anforderungen erkennen und sie optimal umsetzen. Und weil gerade im Handwerk der Einsatz von mobilen Geräten im Arbeitsalltag immer weiter zunimmt, ist es selbstverständlich, dass zu Powerbird auch mobile Lösungen angeboten werden.
Mit den Apps „Mobile Zeiterfassung“, „Mobile Auftragsabwicklung“ und „Mobiles CRM mit Vorgangsmanagement“ ist Powerbird einen Schritt ins „mobile Zeitalter“ gegangen.
Mit der Zeiterfassungs-App für Smartphones und Tablets werden alle anstehenden Termine direkt auf dem Mobil­gerät angezeigt. Dabei können Arbeitszeiten wahlweise über eine Standard-Zeiterfassung eingegeben oder alternativ per Stempelfunktion erfasst und automatisch dem Projekt bzw. Kundendienst zugeordnet werden. Die Datenübertragung erfolgt dabei in Echtzeit und steht dem Büro sofort zur Abrechnung zur Verfügung. Das manuelle Ausfüllen von Stundenzetteln entfällt mit der Zeiterfassungs-App komplett.
Bei der „Mobilen Auftragsabwicklung“ für Tablets wurden diese Funktionen um zahlreiche innovative Features erweitert. Hier kann der Monteur direkt vor Ort zusätzlich benötigtes Material oder fehlende Artikel dem entsprechenden Projekt/Kundendienst zufügen. Dabei bedient er sich einfach aus den Vorgaben des jeweiligen Auftrags oder aus einer Liste vordefinierter Favoriten. Alternativ können mit der Kamera des Tablets die Barcodes auf den Kartons der Artikel eingescannt werden. Um der „Zettelwirtschaft“ vollends zu entgehen, kann der Kunde den fertigen Auftrag direkt auf dem Tablet unterschreiben.
Mit dem „Mobilen CRM mit Vorgangsmanagement“ stehen jederzeit alle relevanten Kundendaten auf den mobilen Geräten zur Verfügung; egal ob es sich dabei um die Gesprächshistorie, Telefonate, Mails oder abgelegtes Bildmaterial handelt. Zusätzlich können Dank des integrierten Vorgangs- und Aufgabenmanagement Kundenwünsche sofort bearbeitet bzw. durch die Echtzeitübertragung ­Prozesse im Büro direkt angestoßen werden.

www.powerbird.de

Autorin:
Gaby Jahn ist u. a. in der Abteilung Marketing für die Hausmann & Wynen Datenverarbeitung GmbH in Monheim tätig.