A A A
| Sitemap | Kontakt | Impressum | Datenschutz | Mediadaten
VDE Verlag Logo

Geschäftsprozesse digitalisiert: Schluss mit der Zettelwirtschaft

„Sehr wichtig sind die Wartungs- und Checklisten, welche als PDF-Formular mit einem Auftrag verbunden sind und vom Servicetechniker am Rechner ausgefüllt werden“, erklärt S. Otte

„Sehr wichtig sind die Wartungs- und Checklisten, welche als PDF-Formular mit einem Auftrag verbunden sind und vom Servicetechniker am Rechner ausgefüllt werden“, erklärt S. Otte

Otte hat sämtliche Techniker mit sogenannten Convertibles ausgestattet

Otte hat sämtliche Techniker mit sogenannten Convertibles ausgestattet

Die Digitalisierung macht auch vor dem Handwerk nicht halt: Wer heute noch mit Papier arbeitet, darf sich über intransparente und verzögerte Prozesse nicht wundern. Passende Softwaresysteme bieten eine Lösung, wie das Beispiel des Installations- und Wartungsbetriebs Otte BHKW Technik zeigt.

Stefan Otte kann sich noch lebhaft an die alten Zeiten erinnern. Wenn er und seine Mitarbeiter im Außendienst unterwegs waren, bedeutete das vor allem eins: Papierkram. Die Monteure der Otte BHKW Technik GmbH installieren und warten Blockheizkraftwerke, beispielsweise in Wohnhäusern und Klärwerken. Speziell die Wartungseinsätze waren in der Vergangenheit mit einem hohen Nachbereitungsaufwand verknüpft: Die getätigten Arbeiten, verbaute Ersatzteile, Arbeitszeit und Zählerstände müssen schließlich dokumentiert sowie einzelne Wartungslisten abgearbeitet werden. Noch anspruchsvoller war es bei komplexen Aufträgen, wo gar vier oder fünf Arbeitszettel miteinander verrechnet werden mussten.
„Das Ganze wurde dann in der Zentrale eingereicht und abgetippt“, erinnert sich S. Otte heute. „Dieser Workflow war aufwendig, fehleranfällig und verzögerte die Prozesse enorm.“ Ein einfaches Beispiel: Waren die Einträge einmal nicht richtig leserlich – und das war häufiger der Fall – musste das Sekretariat den jeweiligen Mitarbeitern hinterher­telefonieren. Bis eine Rechnung gestellt werden konnte, vergingen Tage, wenn nicht gar Wochen, in denen Otte nicht nur auf das Geld warten musste, sondern auch keinerlei Aussagen über die Wirtschaftlichkeit der einzelnen Pro-jekte treffen konnte. Nicht zu vergessen: Das Unternehmen hat mehr als 1 200 Wartungseinsätze im Jahr.

Alle Projekte immer im Blick
Diese Zeiten sind längst vorüber. Otte hat sämtliche Techniker mit sogenannten Convertibles ausgestattet. Diese Mischung aus Notebook und Tablet wird nicht nur für die eigentliche Arbeit an den Anlagen genutzt, sondern auch für die Erfassung von Aufträgen. „Wir können die Arbeitszettel hier im Büro erstellen und dem Monteur zuschicken“, erklärt S. Otte. Der Mitarbeiter vor Ort trägt dann sämtliche Daten des Einsatzes in das digitale Formular ein. Dabei handelt es sich nicht nur um die Arbeitszeit und die Fahrtkosten. Auch das verbrauchte Material wird erfasst, wofür der Monteur die entsprechenden Artikellisten auf dem Rechner zur Verfügung hat. Ebenso werden Messwerte wie Betriebsstunden oder die Laufzeiten von bestimmten Bauteilen in den Formularen erfasst.
„Sehr wichtig sind zudem die Wartungs- und Checklisten, welche als PDF-Formular mit dem Auftrag verbunden sind und vom Servicetechniker am Rechner ausgefüllt werden“, sagt S. Otte. Auch könne der Monteur vor Ort in den Bestandsdaten nachschlagen, wenn er beispielsweise Fragen habe zu den Arbeiten, die in der Vergangenheit an der betreffenden Anlage durchgeführt wurden. Ist der Auftrag erledigt, unterschreibt der Kunde auf dem Touchscreen. Dann ist der Arbeitszettel mit einem Schreibschutz versehen, Änderungen können nicht mehr vorgenommen werden. „Teilweise ist der Monteur noch gar nicht zurück in der Zentrale, da habe ich die Rechnung schon fertig“, freut sich der Chef.

Digitale Akte für jede Anlage
Otte beschränkt den EDV-Einsatz aber bei Weitem nicht nur auf die Erfassung der Auftragsdaten. Das Tool namens „Mobiler Service“ ist ein Feature aus der modular aufgebauten Anwendung Mosaik von Moser Software. So hat Otte über die Projektverwaltung des ERP-Systems für jede Anlage eine Art digitale Akte vorliegen, die den gesamten Lebenszyklus eines BHKW abdeckt: „Das fängt bei uns mit dem Angebot und der Auftragsbestätigung an und hört bei ­unseren nachgelagerten Dienstleistungen auf“, erläutert S. Otte. Schließlich werden die BHKW-Anlagen des Unternehmens standardmäßig mit einem zehnjährigen Wartungsvertrag ausgeliefert, für andere Auftraggeber arbeitet Otte als Wartungsdienstleister. „Das heißt, dass wir ein Projekt mindestens zehn Jahre im System haben. Da ist Mosaik sehr praktisch, gerade im Hinblick auf die Nachkalkulation.“ S. Otte kann vom PC in seinem Büro sämtliche Buchungen und damit verbundene Kosten tagesaktuell einsehen.
Zugleich kann er ein Projekt über eine beliebige Zeitspanne betrachten, ob zehn Tage oder zehn Jahre. „Ein weiterer Vorteil ist die Nachkalkulation unserer Vollwartungsverträge, bei denen der Kunde pro Betriebsstunde eine feste Gebühr zahlt – ganz unabhängig davon, wie häufig wir vor Ort sein müssen. Hier habe ich stets eine fertige Auswertung vorliegen. Das ist ein enormer Vorteil.“
Früher wurden sämtliche Arbeitsschritte über Excel-Tabellen dokumentiert, die erst im Netzwerk gesucht werden mussten. Jetzt aber ist alles zentral im System abgelegt und S. Otte kann von einer Plattform aus systematisch auf alle Unterlagen zugreifen. Zugleich kann er von der Mosaik-Oberfläche aus alle weiteren Schritte anstoßen, beispielsweise Auftragsbestätigungen, Anzahlungs- oder Schlussrechnungen, was nur wenige Arbeitsschritte erfordert. „Gerade die Angebotserstellung ist sehr einfach, man kann da sehr viel mit Sets und Vorlagen arbeiten und selbst komplexe Angebote innerhalb von einer halben Stunde erstellen.“

Individueller Zuschnitt sinnvoll
„Die Anforderungen an ERP-Lösungen sind so vielfältig wie die Unternehmen selbst. Wir schneiden unsere Software deshalb exakt auf die Bedürfnisse des Kunden zu, was dank des modularen Aufbaus ohne großen Kostenaufwand möglich ist“, sagt Vertriebsleiter Maximilian A. Moser. „Wir setzen dabei auf kurze Wege und den direkten Kontakt zum Kunden.“ Das Unternehmen aus Würselen bei Aachen hat sich vor allem auf die Bedürfnisse kleiner und mittelgroßer Nutzer spezialisiert, für die große Standardlösungen schlichtweg überdimensioniert wären.
Das war auch bei Otte der Fall, der die IT seines Unternehmen Stück für Stück auf die Lösungen von Moser umstellt. Nach der Einführung der ersten Tools im Mai 2015 hat er in der Zwischenzeit auch das Modul Service und Wartung eingekauft: „Da kann ich die Termine hin und herschieben und tagesaktuell entscheiden, wer was macht.“ Zugleich habe er eine Übersicht darüber, welche Kapazitäten noch vorhanden seien.
Ein weiteres Beispiel ist das neue Modul Bestellwesen/Logistik: Otte löst Bestellungen über das Lagerverwaltungsmodul aus, der Lagereingang wird später erfasst und wenn eine Rechnung gestellt wird, wird das entsprechende Teil direkt ausgebucht. Über das CRM-Modul von Moser ­erfolgen demnächst auch Kontaktverwaltung sowie E-Mail-Archivierung und -verkehr in Verbindung mit Outlook. S. ­Ottes Fazit: „Die komplette Firma läuft jetzt darüber – das lohnt sich.“

www.moser.de

Drei Fragen an Maximilian Moser

Herr Moser, als Vertriebsleiter bei der Moser GmbH & Co. KG sind Sie tagtäglich im Kontakt mit kleinen und mittelgroßen Unternehmen. Wo drückt bei Ihren potenziellen Kunden der Schuh?
M. Moser: Unsere Kunden und solche, die es werden wollen, suchen eine ERP-Lösung, mit der sie alle wesentlichen betriebswirtschaftlichen Arbeitsabläufe abdecken können. Projekte und die damit verbundenen Prozesse müssen dabei von der Angebotserstellung über die Kalkulation bis hin zu Auswertungen sowie dem Controlling transparent in der Software abgebildet sein. Häufig finden wir bei Neukunden, die zu uns kommen, ein Wirrwarr aus mehreren unterschiedlichen Softwarelösungen vor, die nebeneinander laufen.

Sie bedienen viele Kunden unterschiedlicher Branchen. Inwieweit unterscheiden sich hier die Anforderungen?
M. Moser: In der Tat erfordert jedes Unternehmen eine sehr individuelle Betrachtung. Mit unserem Baukastensystem haben wir die Möglichkeit, unsere Software auf die Bedürfnisse jedes einzelnen Kunden ohne großen Aufwand zuzuschneiden – flexibel und passgenau.

Welche Weiterentwicklungen planen Sie für die Zukunft?
M. Moser: Die mobile Nutzung spielt in unseren Planungen eine große Rolle. Unsere Nutzer sollen überall und unabhängig vom Endgerät auf unsere Software sowie den gesamten Geschäftsdaten zugreifen können. Die vollständig neu entwickelte Software-Generation wird absolut flexibel auf ihren Einsatzzweck sein. Das heißt, Anwender können diese in einer Private Cloud, hybriden Cloud in einer Public Cloud betreiben. Der Kunde entscheidet über die Nutzungsform seiner Software.

Autor:
Nils Dietrich ist als Journalist und PR-Berater für die Sputnik GmbH in Münster tätig.