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Kaufmännische Software: mehr als ein Warenwirtschaftssystem

Dr.-Ing. Jörg Wellner ist geschäftsführender Gesellschafter der Wellner Kommunikation und Automatisierung GmbH

Dr.-Ing. Jörg Wellner ist geschäftsführender Gesellschafter der Wellner Kommunikation und Automatisierung GmbH

Die Wellner Kommunikation und Automatisierung GmbH hat sich als Dienstleister in den Bereichen Sicherheits-, Kommunikations- und Datentechnik etabliert und steuert sämtliche betriebswirtschaftlichen Abläufe mit der Softwarelösung Mosaik. Tagesaktuelle Auswertungen liefern dabei stets den aktuellen Stand der Projekte.

„Wir haben kleinere Projekte, wo nur ein Techniker drei Stunden beim Kunden vor Ort ist und wir haben Projekte, die dauern mehrere Jahre. Entsprechend umfangreich können die Projektakten mit Angeboten, Nachtragsangeboten und vielen Teilrechnungen sein. Hinzu kommen unzählige Bestellungen mit Lieferscheinen. Nicht zu vergessen sind die zahlreichen Buchungen von Arbeitsleistungen unserer Mitarbeiter, aufgeschlüsselt auf die einzelnen Aufträge“, berichtet Dr.-Ing. Jörg Wellner. Als geschäftsführender Gesellschafter der Wellner Kommunikation und Automatisierung GmbH muss er über sämtliche Geschäftsprozesse den Überblick behalten und das ist angesichts der Vielschichtigkeit der Projekte nicht ganz einfach. Sein Resümee: „Ohne die Software Mosaik von Moser könnten wir gar nicht mehr arbeiten.“
Das war nicht immer so. Das Familienunternehmen wurde von seinem Vater Klaus Wellner 1991 im Großraum Leipzig gegründet und begann mit der Installation von Telefon- und Automatisierungsanlagen. In den vergangenen 25 Jahren entwickelte es sich zu einem Dienstleister im Bereich ­Sicherheits-, Kommunikations- und Datentechnik und beschäftigt heute 33 Mitarbeiter an den beiden Standorten Gerichshain und Dresden. Mit der Firma wuchs auch der Bedarf an Betriebssoftware. Doch sah die EDV-Landschaft eines noch kleinen Betriebs in den 1990er Jahren völlig anders aus. Anfänglich wurden Software-Insellösungen verschiedener Anbieter vor allem für die Warenwirtschaft, Angebotserstellung und Rechnungslegung genutzt; auch von Moser war eine damals verfügbare Windows-Version im Einsatz. Die Entscheidung, vollständig auf die Software ­Mosaik umzusteigen, fiel 2003. „Ein wesentlicher Grund war, dass Moser eine kaufmännische Software anbietet, mit der wir die Betriebsbuchhaltung selbst erledigen können“, sagt J. Wellner.

Projektablauf im Überblick
Schnell und flexibel zu sein und dabei alles aus einer Hand anzubieten, ist die Stärke der Firma Wellner. Das ist in den Branchen, in denen das Unternehmen tätig ist, gefragt und „das erwarten unsere Kunden“, sagt J. Wellner. Und hier spielt die Moser-Software ihre Stärken aus. Der gesamte betriebswirtschaftliche Projektablauf kann in der Software abgebildet werden und ermöglicht effizientes Arbeiten. Eine eingehende Anfrage wird zunächst als Vorgang in Mosaik angelegt, dann wird ein Angebot erstellt. Dabei ist jeder Preis, der dem Kunden genannt wird, im Angebot hinterlegt. Bekommt die Firma den Zuschlag, wird der Vorgang automatisch in einen Auftrag umgewandelt. Aus dem Auftrag werden dann Bestellungen für die in Mosaik angelegten Lieferanten ausgelöst. Auch einen Überblick über bereits gelieferte oder sich auf der Baustelle befindliche Ware gibt das System aus. Über die Software werden außerdem die Arbeitsstunden der Mitarbeiter erfasst und auf die entsprechenden Projekte verbucht.
Durch diese Planung und Dokumentation der einzelnen Schritte sind die Projekte zu jedem Zeitpunkt kontrollierbar. „Für mich als Geschäftsführer ist das sehr wichtig“, sagt J. Wellner. „So kann ich bei Bedarf alles im Detail nachvollziehen: Welches Material wurde zu welchen Kosten geplant und welche Arbeitszeit wurde eingeplant. Ich sehe dadurch sehr schnell, ob der aktuelle Stand besser oder schlechter ist als der Vertrieb kalkuliert hat.“ Das Unternehmen Wellner setzt Mosaik auch für die Verwaltung der Artikel- und Kundenstammdaten ein. Zusätzlich nutzt man die Erweiterung um die Logistik (Bestellwesen). Das Logistikmodul bietet eine Lieferantenanbindung, mit dem aktuelle Preise eingepflegt werden können. „Leider ist das noch nicht auf breiter Basis nutzbar, weil manche Großhändler ihre Daten nicht so liefern, wie wir sie brauchen“, berichtet J. Wellner.
Gemeinsam mit den Projektleitern plant der Geschäftsführer die Einsätze der kommenden Woche immer am Ende der vorhergehenden. Da wird entschieden, welche Projekte weitergeführt oder begonnen werden, welcher Techniker wo arbeiten wird. Flexibilität ist bis zur letzten Minute gefragt, denn schnell kann ein Notfall dazwischen kommen und dann muss umgeplant werden. „Diese Flexibilität muss die Software mittragen. Für uns ist das System mehr als nur eine kaufmännische Software und bietet unheimlich viele Möglichkeiten“, lobt J. Wellner.

Hohe Flexibilität
Das Unternehmen Wellner ist breit aufgestellt und bietet ein großes Portfolio für sicherheitstechnische, IT- und Telefonie-Anwendungen in Gebäuden von vielen verschiedenen Herstellern an. Der Kunde bekommt hier alles aus einer Hand, was den Artikelstamm auf rund 20 000 Produkte von unterschiedlichen Herstellern und Lieferanten treibt. „Ohne ausreichende Software-­Unterstützung geht gar nichts mehr“, erklärt J. Wellner und erläutert die Herausforderungen des Tagesgeschäfts im Detail: „Die Artikelstammdateien der Anbieter werden zunächst automatisch in Mosaik eingelesen und bilden die Grundlage für das Erstellen der Angebote. Standardprojekte benötigen in der Regel rund 10 % der Artikel aus der umfangreichen Produktpalette und sind schnell erstellt. Aufwendig dagegen ist, wenn in den Angeboten immer wieder Spezialprodukte benötigt werden, die noch nicht in der Software hinterlegt sind. Deshalb werden bei Wellner sogenannte Dummy-Artikel per Hand angelegt. Vorteil dieses Verfahrens ist, dass kein neuer Artikelstamm aufwendig eingepflegt werden muss und man schnell und flexibel ­reagieren kann. Nachteil ist, dass diese Sonderartikel im Falle eines Auftrags bei möglichen Anbietern angefragt und dann händisch eingepflegt werden müssen. Dies macht ­eine spätere Nachkalkulation schwierig.
Aber hier eine wirklich sinnvolle Lösung zu finden, ist nicht simpel, weiß J. Wellner und akzeptiert diese Unvollkommenheit deshalb gern. „Denn bei SAP hätten wir diese Möglichkeit eines Dummys überhaupt nicht. Dort könnten wir gar kein Angebot erstellen, wenn nicht alles vollständig hinterlegt ist“, sagt er.

Dynamische Entwicklung
J. Wellner ist überzeugt, dass sich sein Unternehmen auch in Zukunft fortlaufend und entsprechend des technologischen Fortschritts der IT-, Sicherheits- und Telefoniebranche dynamisch entwickeln wird. Seine Worte: „Wir bieten das, was unsere Kunden weiter bringt“, könnten der Slogan des Unternehmens sein. Anfangs wurden ­sicherheitstechnische Anlagen wie Einbruchmelde-, Video- oder Brandmeldeanlagen in Gebäuden und Unternehmen installiert. Dann kam Spezialtechnik in Krankenhäusern und Altenpflegeheimen hinzu, beispielsweise Lichtruf, Uhrenanlagen, Zutrittskontrolle, Zeiterfassung, Fluchttürsteuerungen oder Babysicherungen in der Geburtenabteilung. „Wir kümmern uns bei einigen Kunden komplett um die IT, also mit Servern, Arbeitsplatztechnik, Switchen und Routern und haben einen 24-Stunden-Bereitschaftsservice. Neu ist, dass wir seit zwei Jahren Hersteller einer eigenen ­Sicherheitslösung sind“, berichtet J. Wellner. Aus einem Kundenauftrag entwickelte das Unternehmen eine mobile Sicherheits- und Überwachungslösung. Die Wellner-Box ist ein Container für den Dauereinsatz im Außenbereich, der autark arbeitet und sich selbst mit Energie versorgt, mit moderner Video-, Audio- und Sensortechnik sowie entsprechenden Datenauswerteeinheiten ausgestattet ist und aus der Ferne bedient werden kann. Eingesetzt wird die Box zur Baustellenüberwachung und als Diebstahlsicherung von Autohäusern, zur Verhinderung von unbefugtem Betreten von Geländen, die schwer einzäunbar sind oder zur Unterstützung von Wachschutzpersonal.

www.moser.de

Autorin:
Ulrike Hensel ist im Rahmen des PR-Büro Hensel für die Moser GmbH & Co. KG in Würselen tätig.